El cliente: referente europeo en el sector de lujo y deporte
Ubicación: Alicante, España
Industria: Deportes, salud, turismo
Contexto: Las Colinas Golf & Country Club no es solo uno de los resorts más prestigiosos de Europa; es un ecosistema complejo galardonado como el “Resort de Villas Líder en España y Europa” y nombrado en 5 ocasiones mejor campo de golf de España. Su oferta integra la venta de viviendas de lujo, alojamiento vacacional, un club de deportes y bienestar, y una sofisticada propuesta gastronómica con tres identidades propias: Il Palco, umawa y WOW Beach.
La Auditoría: tadiografía de un bloqueo operativo
Antes de proponer soluciones, realizamos una inmersión técnica en su infraestructura. El diagnóstico fue claro: no era un problema de marketing, sino una arquitectura de datos fragmentada que estrangulaba la operativa del equipo.
La auditoría reveló un escenario crítico dividido en 9 audiencias estancas:
- Caos de duplicados: Identificamos 1.426 contactos repetidos. El cliente pagaba sobrecostes de licencias por datos redundantes.
- Invisibilidad del Customer Journey: La fragmentación de la base de datos en diferentes audiencias generaba una ceguera estratégica: en el área residencial, la división entre Propietarios, Newsletter y Solicitudes hacía imposible trazar el camino de un contacto desde su interés inicial hasta la compra. En restauración, el aislamiento de las listas de Il Palco, umawa y WOW Beach —con más de 500 duplicados— bloqueaba cualquier oportunidad de realizar cross-selling entre los diferentes espacios gastronómicos.
- Riesgo RGPD: La suscripción de propietarios dependía de fichas físicas de papel, con el riesgo de pérdida de datos y errores de transcripción que esto conlleva.
- Dependencia de terceros: Dependencia manual de herramientas de terceros (Golfmanager y CoverManager) sin conexión real con el CRM de marketing.
- El “Infierno” del Excel: El equipo dedicaba horas semanales a descargar, limpiar y resubir CSVs de Golfmanager y CoverManager de forma manual.
La Solución: ingeniería de datos para conectar el negocio
En Disruptivos planteamos una reingeniería integral centrada en un objetivo: que la tecnología trabaje para el equipo, y no al revés.
1. Clusterización Inteligente
En lugar de listas aisladas, reestructuramos el ecosistema en 3 grandes clústeres estratégicos basados en el comportamiento y ciclo de vida del usuario:
- Real Estate: Unificación de propietarios y leads de vivienda de lujo.
- Golf & Residences: Sinergia entre jugadores y turistas vacacionales para potenciar intereses cruzados.
- Restaurantes: Comunicación unificada de los tres restaurantes para maximizar el cross-selling gastronómico.
2. Desarrollo de Integraciones a Medida
Donde las soluciones estándar fallaban, construimos puentes tecnológicos propios:
- Middleware para Golfmanager: Desarrollamos una solución conectada a la API de Golfmanager para extraer datos de reservas y clientes en tiempo real. La sincronización con Mailchimp ahora es instantánea y automática.
- Digitalización 360º de Propietarios: Sustituimos el papel por un sistema de captación digital. Los nuevos registros se validan y fluyen simultáneamente a Google Drive (histórico) y Mailchimp (marketing), activando flujos de bienvenida automáticos al segundo.
- Conexión CoverManager: Colaboramos directamente con el equipo de soporte de la herramienta de reservas para garantizar que cada comensal se integre correctamente en la estrategia de marketing, eliminando definitivamente las importaciones manuales.
Este fue el stack tecnológico con el que trabajamos en el proyecto:
3. Automatización del Customer Journey
Implementamos flujos de bienvenida dinámicos. Ahora, cada usuario recibe una comunicación personalizada según su origen y la línea de negocio por la que ha entrado, asegurando una experiencia de marca coherente y profesional desde el minuto uno.
El reto técnico: automatización de procesos (El corazón del proyecto)
Aquí es donde aportamos el verdadero valor diferencial. Para eliminar el trabajo manual, tuvimos que superar barreras tecnológicas importantes en cada vertical.
A. Real Estate: Digitalización total de la captación física
Sustituimos el papel por un sistema de captación digital mediante códigos QR con tres nodos de conexión simultánea:
- Formularios Inteligentes: Diseñamos interfaces en la web corporativa para captar el dato en origen.
- Sincronización en tiempo real (Middleware): Implementamos un script personalizado que vuelca los datos en un “Excel vivo” en Google Drive para el equipo de operaciones, mientras los inyecta simultáneamente en Mailchimp para el equipo de marketing.
- Resultado: Eliminación del 100% de la transcripción manual. El dato fluye del QR a la base de datos en segundos.
B. Restaurantes: Desbloqueando CoverManager
La integración nativa no permitía mapear campos críticos como el idioma (vital en un resort internacional).
- Ingeniería Inversa: Realizamos una depuración de merge tags y caracteres especiales para forzar el “match” de datos sin incurrir en costes extra de API Premium.
- Segmentación Automática: Cada reserva en cualquiera de los tres restaurantes etiqueta automáticamente al cliente por origen e idioma, activando flujos de bienvenida inmediatos.
3. Sincronización Mailchimp: Al enviar el formulario, el dato viaja al CRM de marketing instantáneamente.
Resultado: Se eliminó el papel y la transcripción manual. El cliente escanea, rellena y el dato aparece en el Excel de operaciones y en la lista de Marketing a la vez.
C. Golf: Un puente a medida para Golfmanager
Ante la insuficiencia de los datos enviados por la herramienta estándar y la dependencia de terceros, construimos nuestro propio Middleware:
- Desarrollamos una aplicación que “escucha” la API de Golfmanager.
- Captura, procesa y empuja los datos de reservas hacia Mailchimp con una estructura de etiquetas precisa con un sólo clic.
- Resultado: Una sincronización 100% personalizada que las herramientas estándar no podían ofrecer.
Los resultados: una fuente única de verdad
El éxito de este proyecto se mide en eficiencia operativa y control del dato:
- Eficiencia Operativa: Eliminación total de tareas manuales de gestión de datos. El equipo de marketing ahora puede dedicar su tiempo a la estrategia, no a los Excel.
- Integridad y Ahorro: Eliminación de 1.426 duplicados y limpieza de usuarios inactivos. Esto se traduce en una base de datos saneada, métricas reales y una optimización directa de los costes de licencias.
- Escalabilidad: Con una base de datos estructurada mediante etiquetas dinámicas, Las Colinas cuenta ahora con la infraestructura necesaria para lanzar Customer Journeys complejos y estrategias de fidelización que antes eran técnicamente imposibles.
